Şirketiniz hâlâ Excel'le mi dönüyor? Otomasyona geçme vaktinin 5 işareti

Önce hakkını verelim: Excel muhtemelen yazılım tarihinin en başarılı ürünü. Sorun Excel'de değil. Sorun, 40 kişilik bir operasyonun "SATISLAR_SON_guncel_v7_BUNU_KULLAN.xlsx" dosyasına bağlanmış olmasında.

Gaziantep'te bir lojistik firmasıyla çalışmaya başladığımızda ay sonu mutabakatı üç kişinin iki tam gününü alıyordu. Aynı sevkiyat bilgisi günde dört kez elle giriliyordu: sipariş programına, sevkiyat listesine, fatura taslağına, bir de patronun istediği özet tabloya. Dört giriş, dört hata ihtimali. Otomasyondan sonra aynı mutabakat 2 saate indi. Abartısız, ölçtük.

• Aynı bilgiyi birden fazla yere elle giriyorsunuz. Tek girişten fazlası kopyalama işidir ve kopyalama insan işi değildir.
• "O dosya kimde?" cümlesi günde bir kez duyuluyor. Verinin tek doğru kaynağı yoksa herkesin elindeki versiyon biraz yanlıştır.
• Ay sonu demek mesai demek. Rapor derlemek düzenli olarak akşamları yiyorsa süreç sizi yönetiyor demektir.
• İşler bir kişinin kafasında duruyor. O kişi izne çıktığında operasyon yavaşlıyorsa elinizde sistem değil kahraman var.
• Hatayı müşteriden öğreniyorsunuz. Yanlış fatura, eksik sevkiyat, unutulan sipariş; bunlar süreç hatasıdır, dikkat hatası değil.

Otomasyon dediğimiz şey çoğu zaman şu cümleyle başlıyor: "Şu olduğunda, şunu yap." Sipariş düştüğünde fatura taslağı açılsın. Form doldurulduğunda satış ekibine mesaj gitsin. Ödeme gecikince muhasebeye not düşülsün. Tek tek küçük akışlar bunlar. Marifet, hangisinden başlanacağını doğru seçmekte.

Biz keşif görüşmesinde hep aynı soruyu sorarız: haftanızın en sevmediğiniz iki saati hangisi? Cevap genelde otomasyonun başlayacağı yerdir. Koca sistemi bir günde değiştirmek gerekmiyor; ilk akış çalışıp zaman kazandırmaya başlayınca gerisi zaten geliyor.

Excel'i çöpe atmayacaksınız bu arada. Raporu yine Excel'de açarsınız; fark şu ki artık onu sizin yerinize sistem doldurur.